Evidence hotovosti v praxi

Pokud se ptáte k čemu je funkce Otevřít pokladnu, Uzavřít pokladnu a Hotovost, v tomto článku najdete stručné a pochopitelné vysvětlení o co vlastně jde a proč je dobré tyto funkce používat.

Otevřít pokladnu

Představte si reálnou životní situaci. Ráno přicházíte do svého podniku, uděláte si kávu a při té příležitosti se pustíte do počítání hotovosti ve Vaší pokladní zásuvce nebo kasírce. Druhý případ, který je častější, stav hotovosti počítáte před uzavřením svého podniku a v pokladně tak necháte určitý obnos, se kterým příští den budete pracovat. Tak jako tak pokladnu fyzicky otevřete a spočítáte kolik v ní je hotovosti. Tato funkce se proto stejně jako je tomu v reálném životě nazývá Otevřít pokladnu a najdete ji v menu.

Hotovost

Tato funkce slouží k podrobné evidenci hotovosti. Během dne totiž podnikatel čelí nástrahám běžného života, jako je výdej hotovosti z pokladny. Výdejem se rozumí situace kdy podnikatel vezme fyzicky hotovost ze své pokladny a použije jí v nějaké běžné situaci. Přijede kurýr a přiveze balík za hotové - výdej z pokladny. Podnikatel jde na oběd a využije k tomu prostředků z pokladny - výdej z pokladny. Převod hotovostních prostředků na bankovní účet - odvod z pokladny. Zjednodušeně řečeno, funkce Hotovost slouží k podorbné evidenci pohybů v pokladně před jejím uzavřením.

Uzavřít pokladnu

Analogicky, pokud živnostník pokladnu ráno otevřel a využíval jí k denní potřebě, večer by jí měl uzavřít a zadat do systému kolik v ní bylo hotovosti. To udělá pomocí funkce Uzavřít pokladnu, kterou také najde v menu.

Výsledkem je tzv. Pokladní uzávěrka kterou uživatel pokladního systému nalezne v Menu > Inventury > Pokladní uzávěrky.

Co taková Pokladní uzávěrka obsahuje?

1. Kdo a kdy pokladnu otevřel.
2. Kdo a kdy pokladnu uzavřel.
3. Provozovna - Konkrétní Provozovna pod kterou Pokladní uzávěrka spadá
4. Počáteční stav - Kolik v pokladně bylo když jí uživatel otevíral.
5. Hotovostní operace - Kolik z pokladny v průběhu uživatel vybral, nebo do ní vložil.
6. Očekávaná hotovost - Kolik by v pokladně mělo být když jí uživatel uzavíral. Pokladní systém sám tuto Očekávanou hotovost dopočítá na základě vystavených účtenek a hotovostních operací, které sám eviduje.
7. Spočítaná hotovost - Kolik v pokladně opravdu bylo když jí uživatel uzavíral.
8. Rozdíl - Rozdíl mezi očekávanou a spočítanou hotovostí
9. Platby hotově - Suma všech účtenek uhrazených v hotovosti v rámci časového rozmezí kdy byla pokladna otevřena.
10. Platby kartou - Suma všech účtenek uhrazených kartou v rámci časového rozmezí kdy byla pokladna otevřena.
11. Interní spotřeba - Suma všech účtenek evidovaných jako interní spotřeba v rámci časového rozmezí kdy byla pokladna otevřena.
12. Tržba - Součet sum hotově a kartou. Pozor do tržby se nezapočítává interní spotřeba ani hotovostní operace. Je proto třeba s tím počítat.